Alcance

Este procedimiento se aplica a todo el personal de CIFOR-ICRAF, miembros de la junta directiva, becarios, estudiantes, consultores y partes interesadas.

Vea el video tutorial disponible aquí.

Propósito

CIFOR-ICRAF está comprometido con los más altos estándares de conducta empresarial ética, moral y legal. En conjunción con este compromiso y con el compromiso de CIFOR-ICRAF con una comunicación abierta, esta política tiene como objetivo proporcionar una vía para que el personal plantee sus preocupaciones y para asegurarles que estarán protegidos de represalias o victimización por denuncias realizadas de buena fe.  No obstante, si un miembro del personal considera que no necesita mantener su anonimato, debe seguir nuestro procedimiento de reclamación existente.   

Políticas

La política de salvaguarda, la política de integridad, el Manual Global de Políticas de RR. HH. y el Código de Conducta buscan cubrir asuntos graves que puedan tener un gran impacto en CIFOR-ICRAF, como acciones que:

– Puedan conducir a la propiedad financiera
– Sean ilegales;
– No estén en consonancia con la política de la empresa, incluido el Código de Conducta; o
– Constituyan una conducta impropia grave.

Los asuntos ordinarios que no requieran del anonimato deben dirigirse al supervisor del personal y no son tratados en esta política.

Salvaguardas

Acoso o victimización
No se tolerará el acoso ni la victimización de las personas que presenten denuncias anónimas.

Confidencialidad
Se hará todo lo posible por proteger la identidad del denunciante.  

La información facilitada en una denuncia anónima puede ser objeto de investigación interna y/o externa por parte de CIFOR-ICRAF.

Denuncias anónimas
La política permite al personal mantener el anonimato si así lo desea.  Se investigarán las preocupaciones expresadas de manera anónima, pero se tendrán en cuenta:

• La gravedad de la cuestión planteada;
• La credibilidad de la denuncia; y
• La probabilidad de confirmar la declaración con fuentes atribuibles.

Denuncias malintencionadas
Las denuncias malintencionadas pueden dar lugar a medidas disciplinarias.

Procedimiento

Reporte
El procedimiento de denuncia de irregularidades está pensado para asuntos graves y delicados.  Los problemas graves relacionados con la información financiera o con conductas poco éticas o ilegales deben reportarse de cualquiera de las formas siguientes:

• Página web: Portal de denuncias anónimas de CIFOR-ICRAF
• EE. UU. y Canadá de habla inglesa: 833-680-0004 (no disponible desde México)
• EE. UU. y Canadá de habla hispana: 800-216-1288
• Canadá francófona: 855-725-0002
• México de habla hispana: 01-800-681-5340
• Personal fuera de Norteamérica: 833-680-0004 (véanse las instrucciones de marcado adjuntas)           
• Correo electrónico: reports@lighthouse-services.com (debe incluir CIFOR-ICRAF con el reporte)
• Fax alternativo para documentos escritos 215-689-3885 (debe incluir CIFOR-ICRAF con el reporte)

Los denunciantes tendrán la posibilidad de permanecer en el anonimato, si así lo desean.  Tome en cuenta que la información que nos facilite puede servir de base para una investigación interna o externa sobre el asunto reportado y que se protegerá su anonimato en la medida en que lo permita la ley. Sin embargo, su identidad podría conocerse en el curso de la investigación debido a la información que ha facilitado.  Los reportes podrán ser investigados o no a discreción de CIFOR-ICRAF. 

Los asuntos relacionados con el empleo deben seguir reportándose a través de los canales habituales, como su supervisor, el representante local de RR. HH., el director general o el director de Servicios Corporativos.

Momento oportuno
Cuanto antes se exprese una inquietud, más fácil nos resultará tomar medidas al respecto.

Pruebas
Aunque no se espera que demuestre la veracidad de una acusación, el personal que presenta una denuncia debe demostrar en su reporte anónimo que existen motivos suficientes de preocupación.

Cómo se tratará el informe

Las medidas que se adopten dependerán de la naturaleza del problema. Los directores generales de CIFOR y de ICRAF reciben una copia de cada reporte y de los informes de seguimiento de las medidas adoptadas por CIFOR-ICRAF.

Consultas iniciales
Se realizarán indagaciones iniciales para determinar si procede una investigación y la forma que esta debe adoptar. Algunos problemas pueden resolverse con medidas acordadas sin necesidad de realizar una investigación.

Respuesta al denunciante
Tanto si se reporta directamente al personal de CIFOR-ICRAF como si se hace a través de la línea de denuncias, la persona que presente una denuncia tendrá la oportunidad de recibir información de seguimiento sobre su inquietud:

• Acuse de recibo de la denuncia;
• Indicación sobre cómo se tratará el asunto;
• Estimación del tiempo que tardará en recibir una respuesta definitiva;
• Información sobre si se han hecho las primeras indagaciones;
• Información sobre si se va a seguir investigando y, en caso negativo, por qué.

Para más información
El grado de contacto entre la persona que presenta un reporte y el órgano que investiga el problema dependerá de la naturaleza del asunto, de la claridad de la información facilitada y de si el personal se mantiene accesible para hacer el seguimiento. También se puede solicitar más información al denunciante.

Resultado de una investigación
A discreción de CIFOR-ICRAF y sujeto a restricciones legales y de otro tipo, el denunciante puede tener derecho a recibir información sobre el resultado de una investigación.

CIFOR-ICRAF se reserva el derecho de modificar o enmendar esta información en cualquier momento según lo considere necesario.